Hiệu quả bước đầu từ những mô hình số hóa thiết thực

Buổi sáng tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Nam Định, tỉnh Ninh Bình dòng người ra vào tấp nập. Có những khung giờ cao điểm, người dân đứng xếp hàng ngay ngắn chờ đến lượt sử dụng chiếc kiosk hành chính công đặt giữa sảnh. Người chăm chú nhìn màn hình lớn, người cẩn thận cầm xấp giấy tờ trên tay, từng bước tự tay thao tác dưới sự hướng dẫn ân cần của cán bộ trực.

Bạn Nguyễn Thùy Linh cho biết: “Em thấy các thủ tục được thực hiện cũng nhanh. Trước khi đến đây, em chưa thao tác chuẩn bị ở nhà, nhưng khi đến điểm tiếp nhận thì được các anh chị cán bộ hướng dẫn cụ thể nên việc thực hiện khá thuận lợi. Hôm nay em đến để xin công chứng giấy tờ và chữ ký”.

Không còn cảnh đứng chờ cán bộ làm thay mọi thủ tục, giờ đây, nhiều người dân đã chủ động làm quen với các phím chạm trên thiết bị. Từ việc đặt tài liệu vào máy scan cho đến thao tác tải giấy tờ lên hệ thống, mọi thứ đều được thực hiện trơn tru ngay trên màn hình tương tác.

Ông Trần Quang Thành, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Nam Định chia sẻ về ưu điểm vượt trội của thiết bị: “Giao diện kiosk được thiết kế rất thân thiện, màn hình lớn giúp người dân dễ quan sát và thao tác ngay từ lần đầu tiếp cận. Đặc biệt, người dân có thể trực tiếp đưa tài liệu vào thiết bị để máy tự động scan và quét thẳng lên hệ thống trong quá trình thực hiện hồ sơ. Chỉ sau gần 3 tháng triển khai đã có khoảng 1.500 hồ sơ được người dân tự thực hiện thành công trực tiếp trên kiosk”.

Tại khu vực niêm yết thủ tục hành chính, những ô mã QR được hiển thị trực quan, trở thành một “lối tắt” để người dân tìm đến dịch vụ công mình cần. Thay vì phải lần lượt tìm kiếm giữa hàng loạt thủ tục, đội ngũ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Nam Định chủ động gom các nhóm lĩnh vực thiết yếu như tư pháp, xây dựng, lao động - thương binh và xã hội, văn hóa... vào một mã QR tổng.

Từ mã QR “mẹ”, thông tin được phân nhánh thành từng nhóm lĩnh vực, rồi tiếp tục dẫn tới danh sách thủ tục cụ thể. Cách tổ chức này tạo thành một “cây” thông tin trực quan, giúp người dân dễ hình dung và lựa chọn thay vì phải nhớ nhiều địa chỉ hay thao tác tìm kiếm phức tạp. Chỉ với chiếc điện thoại thông minh, người dân có thể quét mã ngay tại khu vực tiếp nhận, lựa chọn đúng lĩnh vực và nhanh chóng tiếp cận thủ tục cần thực hiện. Công nghệ vì thế đến gần với người dân hơn, bắt đầu từ một thao tác rất đơn giản: đưa điện thoại lên quét một mã QR.

Ông Bùi Đình Thái, Tổ trưởng tổ dân phố Ngô Quyền 1, phường Nam Định cho biết: "Tôi vừa trực tiếp thực hiện các thủ tục liên quan đến hợp đồng điện, nước cho nhà văn hóa của tổ dân phố trên điện thoại. Nhờ được tập huấn, hướng dẫn nên các thao tác trực tuyến tương đối thuận lợi, giúp việc thực hiện thủ tục nhanh chóng hơn”.

Nhờ đó, từ khi đi vào hoạt động theo mô hình mới đến nay, Trung tâm đạt nhiều kết quả nổi bật: xử lý 17.503 hồ sơ với 99,17% đúng hạn; dịch vụ công trực tuyến toàn trình đạt trên 80%; 100% hồ sơ áp dụng ký số đầu vào/đầu ra và số hóa kết quả đạt 99,5%. Hạ tầng số đầu tư đồng bộ với 100% cán bộ nối mạng tốc độ cao và ứng dụng kiosk thông minh, mã QR. Đặc biệt, 100% giao dịch phát sinh phí, lệ phí đều thanh toán trực tuyến không dùng tiền mặt

Nghiên cứu ứng dụng AI trong tra cứu, hướng dẫn và phân tích dữ liệu

Dù đạt được nhiều kết quả tích cực trong giải quyết thủ tục hành chính, quá trình chuyển đổi số tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Nam Định vẫn gặp một số khó khăn từ thực tiễn cơ sở. Trang thiết bị phần lớn được tận dụng từ đơn vị cũ nên đã xuống cấp, thiếu dung lượng và ảnh hưởng đến tốc độ xử lý, trong khi nguồn kinh phí đầu tư còn hạn chế. Kỹ năng số chưa đồng đều, một bộ phận người dân, đặc biệt là người cao tuổi, vẫn quen với phương thức nộp hồ sơ trực tiếp.

Ngoài ra, năng lực công nghệ của cán bộ còn chênh lệch và Trung tâm hiện chỉ có một cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin. Việc dữ liệu chuyên ngành phân tán qua nhiều hệ thống cũng gây ra một số vướng mắc nhất định trong quá trình đối soát và xử lý liên ngành.

Để khắc phục những hạn chế kể trên và tiếp tục tạo đà cho hành trình chuyển đổi số, ông Trần Quang Thành cho biết, trong thời gian tới, Trung tâm xác định tiếp tục xây dựng mô hình hành chính công số lấy người dân làm trung tâm, duy trì tỷ lệ hồ sơ trực tuyến ở mức cao, đẩy mạnh số hóa toàn bộ kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

Cùng với đó, Trung tâm sẽ nghiên cứu ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong hỗ trợ tra cứu, hướng dẫn và phân tích dữ liệu và phát triển mô hình "Công dân số" thông qua mạng lưới Tổ công nghệ số cộng đồng. Mở rộng thanh toán không dùng tiền mặt, ký số và thắt chặt các giải pháp bảo đảm an toàn thông tin mạng.

Để những định hướng trên đi vào thực tiễn hiệu quả, Trung tâm kiến nghị tỉnh tiếp tục quan tâm đầu tư đồng bộ hạ tầng công nghệ thông tin cho tuyến cơ sở, hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên ngành, bổ sung nguồn lực tài chính, đồng thời xây dựng cơ chế đào tạo và bồi dưỡng chuyên sâu cho đội ngũ cán bộ, công chức.

Ông Phạm Xuân Thụ, Phó Chủ tịch thường trực UBND phường Nam Định cho biết, điểm cốt lõi trong chuyển đổi số là không dừng ở việc đưa hồ sơ, giấy tờ lên môi trường điện tử, mà phải biến dữ liệu thành công cụ phục vụ quản lý và giải quyết công việc. Vì vậy, phường tập trung làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu theo nguyên tắc “đúng, đủ, sạch, sống”, nhất là các dữ liệu về dân cư, đất đai, để có thể khai thác, sử dụng lại trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Khi dữ liệu được chuẩn hóa và các hệ thống dùng chung được kết nối, cán bộ có thể giảm những khâu xử lý thủ công, hạn chế việc nhập lại thông tin; người dân cũng bớt phải cung cấp nhiều lần những dữ liệu đã có. Phường đồng thời hướng tới 100% hồ sơ công việc, trừ hồ sơ mật, được tạo lập, xử lý và luân chuyển trên môi trường mạng; từng bước nghiên cứu ứng dụng trợ lý ảo, AI để hỗ trợ cán bộ xử lý văn bản và phục vụ người dân.